龙岩学院常见报销业务指南（试行版）
1.1 办公费
1.1.1开支范围：包括单位购置的一般性办公用品支出，如笔、公文夹、订书机、电话机、档案袋、信封、纸张、计算器、硒鼓、墨盒、两用品等支出。
1.1.2所需材料：①发票；②清单；③《龙岩学院各单位低值品备案登记表》（批量价格10000元以下）（在财务报账相关表格下载）
1.1.3温馨提示：
①两用品：所谓两用品是指无法区分是否在学校或科研中使用的较为特殊的物品，即既可以在学校使用又可以在学校之外使用的特殊的物品。例如：电脑包、电风扇和电磁炉等属于两用品；凡属两用品都需填写《龙岩学院各单位低值品备案登记表》（在财务报账相关表格打印）
②一方面需附清单，另一方面要要填写《龙岩学院各单位低值品备案登记表》（批量价格10000元以下）；
③一次性（一次性指单张发票或多张连号发票累计，下同）购买金额超过1000元的，应采用转账方式结算；
④若发票内容仅为办公用品（无单价、数量的），则需附上购物清单（超市小票或加盖单位公章或发票专用章的明细清单）；
⑤累加金额，注意是折扣后的金额；若单张发票超过1000元或多张连号发票金额累计超过1000元的应填写《龙岩学院各单位低值品备案登记表》（批量价格10000元以下）。
1.2 印刷费
1.2.1开支范围：用于打印、复印、装订、胶装、印刷海报横幅）、照片冲洗等列支。
1.2.2 所需材料：①发票；②清单。
1.2.3 温馨提示：
1、需附清单，清单上印章要与发票上相同；
2、一次性打印复印金额超过1000元的，应采用转账方式结算；
3、单张发票200元以上的须附清单，若发票内容仅为打印复印，没有明细项目，未超标准可不附清单，其他都必须附清单。
1.3 图书购置费
1.3.1 开支范围：因教学、科研所需，购买的与专业相关的书籍。
1.3.2 所需材料：①发票；②清单。
1.3.3 其他注意事项：
1、发票金额的判定，按照规定图书单张发票金额100元以上的须附图书清单。100元以下没有清单的，相关经办人员需在发票背面填写书籍名称。
2、一次性购买金额超过1000元的，应采用转账方式结算。
3、学生和老师考职称的书都不能报，如BEC等书不能报。
4、单次购买图书超过1000元，需填写《龙岩学院各单位低值品备案登记表》
1.4 市内交通费
1.4.1开支范围：
1、市内交通费。包括市内公交车票及出租车车票。
2、燃料费。包括柴油费、汽油费。
3、机动车船维修费。
4、各类车辆保险费。
5、其他。包括过桥过路费、车辆年检费、运费等。
1.4.2所需材料：①发票（市内交通公交车票、出租车车票等票据）；②燃油费、维修费、保险费、过路（桥）费、年检费、停车费发票等仅限报销学校公务用车。
1.4.3 温馨提示：
1、票据宜贴成鱼鳞状，且应粘贴牢固，不宜使用双面胶，并请注意纸张大小不要超过报销单的宽度，若票据较多可分页粘贴；
2、机动车辆维修应提供修理厂家的正式发票及维修项目明细清单，金额在1000元以上的应转账支付；
3、机动车辆保险费应提供保险公司开具的保险单，金额在1000元以上的应转账支付；
4、关注连号的的士票，因为坐到同一辆出租车的概率极小，若发票上车牌号一致，除非能说明合理理由，否则仅报销金额最大的那张。
5、公交车充值卡不能报销；
6、市内交通费报销只限龙岩市内的车票，注意在实际报销过程中的士票归属地的辨别，根据时间顺序填写《龙岩学院市内交通费报销表》，相关市内交通票据按表格顺序粘贴。
7、对于时间有疑义的的士车票或者金额较大的的士车票，经办人需写明事由（早上6点前上车，晚上12点之后上车的一般不予报销，此种情况下多与出差相关，相关市内交通已包干给以补贴，票据不应再报销。但若写明具体原因，合理则可以报销）。
8、对于出差期间已经按《龙岩学院差旅费管理办法》规定给予报销公杂费的，龙岩市内交通费用不再给予报销。
1.5 论文版面费/专利申请费用
1.5.1开支范围：发表论文所支付的审稿费以及论文版面费。
1.5.2所需材料：①发票；②论文版面费通知原件或者复印件或打印出的邮箱邮件；③专利申请委托合同或者专利申请受理通知书。
1.5.3注意事项及其他：
1、金额在1000元以上的应转账支付。（其他能够证明已支付的方式也可以，如打印网银支付记录）可直接报销并提现；
2、发票内容应为版面费、录用费等，若发票开为资料费或与版面费不相符的内容须财务处领导审批后方能办理。检查发票是否合法，签字是否齐全；
3、版面费发票上的公章单位原则上应与录用通知一致。若不一致，如为隶属关系（许多编辑部不具有独立法人资格，如某期刊由某大学主办，录用通知上的单位为期刊编辑部，发票上的公章是学校公章），请在网上查找二者关系并打印或者复印期刊首页介绍，作为报销附件）；若无法证实二者关系，需录用通知的出具方开具二者关系的证明方可报销。
1.6 培训费
1.6.1开支范围：各类培训支出
1.6.2所需材料：①发票；②培训通知
1.6.3注意事项及其他：
1、培训费报销必须附上培训通知。
2、金额1000元以上的应转账支付。
1.7 公务接待费
1.7.1开支范围：接待来访单位人员的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费等.
1.7.2所需材料：①财务票据（需附消费清单）、②公函（上级部门检查通知文件、派出单位公函、会议文件、培训通知、邀请函）、③公务接待审批单和接待清单.
1.7.3注意事项及其他：
1、应严格按接待费文件要求审核接待餐费标准以及陪餐人员人数。相关标准见《龙岩学院公务接待管理实施细则(试行)》
2、审查发票内容，重点是发票专用章是否是餐饮单位，类似娱乐城的发票不可报销；3、完整性审查，审查若为接待用餐及龙岩市内住宿发票，需提供《龙岩学院公务接待清单》，并盖章；同时，需有学院出具的邀请函或相关证明文件，并加盖学院公章；
1.8 维修费
1.8.1开支范围：
1、教学设备维修费。包括教学仪器设备的经常维护修理费。
2、行政设备维修费。包括各种家具和其他行政设备的经常维护修理费。
3、房屋维修费。包括原有各种房屋的维修费和平房不改变结构，不增加建筑面积的落地翻修费。
4、水电维修费。涉及到水和电的维修费。
5、室外工程维修费。包括校园内原有场地、道路、管道、池塘、沟渠、桥梁、堤坡、围墙架线、地缆的维修费。
6、实验室改建维修费。包括不增加建筑面积的实验室改建和大修理。
7、网络信息系统运行与维护维修费。
8、其他维修费。主要指零星维修费。
1.8.2零星基建业务维修所需材料：①发票；②清单；③工程合同或协议；④报告；⑤龙岩学院小型修缮、工程项目单；⑥工程预算单；⑦工程结算表或者审核总价表；⑧工程现场验收单
1.8.3教学仪器维修所需材料：①发票；②清单；③《龙岩学院教学仪器维修申请表》在教务处网页上下载；
1.8.4 温馨提示：
1、通常情况下，实验室会以购买材料、设备的方式来维修相应的设备，因此在看到发票内容为材料的发票时，需注意区分是维修用还是实验用品。若是维修材料类型的，例如灯管等物品，需要报销人员在发票上写明是否是维修或者实验用，（超过标准还需进出仓）对维修的内容进行分类。
2、注意对维修费的分类，例如购买灯管、水龙头的维修应计入水电维修费等等。
3、维修工程合同在5万元以上的必须附有工程中标通知书、正式的工程合同(协议)含体现出工程的相关信息，包括地点、金额、时长等以及工程验收报告方能报销。
1.9 借款（暂付款）业务
1.9.1开支范围：暂借款是指因特殊用途的临时性短期借款，包括差旅费、设备采购、材料采购、项目合作、修缮费用、工程款、学生活动、会议注册费、版面费、举办会议等其他因发票未到无法及时报销而形成的临时性借款。
1.9.2所需材料：①借款单；②其他材料（视具体借款类型而定，如项目预算、设备、材料采购合同、项目协作合同或协议、举办活动的文件、会议通知等）。
1.9.3温馨提示：
1、差旅费借款原则上应遵循前账不清、后账不借的原则；借款人应在出差结束后的一个月内及时办理报账手续，对于超过半年未办理相关手续的个人，除从工资中予以扣款外，情节严重的同时提交有关部门处理。
2、签批手续及提供材料
（1）外出参加会议、培训须提供会议或培训的相关通知。出国人员办理借款须提供出国任务批件或国合处审批表；
（2）论文版面费借款须提供带有金额的版面费通知（若无正式的录用通知，可以采用邮件通知打印件证明）；
（3）大型修缮、基建项目金额在5万元以上须提供工程招投标书以及合同原件；
3、检查借款单的填写规范。签名是否齐全，转账业务的收款人信息是否与所提供的材料上呈现的内容一致。
1.10 邮电通讯费
1.10.1开支范围：包含邮费、电话费、电报传真以及宽带使用费。
1.10.2所需材料：①发票；②清单或业务单。
1.10.3温馨提示：
1、邮寄、快递费
发票金额是否正常，若金额较大需提供清单或写明邮寄物品名称；
2、手机电话费
办公电话费凭票据实报实销,如购买电话充值卡充值需附电话充值缴费凭单，上面含有电话号码等信息。
3、宽带使用费
宽带费发票若内容开为“通讯费”，备注中号码显示为固话或类似固定电话的（非手机号码），需要提供合同、清单或由开票人在发票上写说明，并签章。
1.11 委托业务费
1.11.1开支范围：
1、科技协作费。指将协作研究开发工作委托给承担单位以外的其他单位所发生的支出。
2、测试加工外协费。指在教学实验过程中支付给外单位的测试、化验及加工等费用。
3、检索查新费。指在教学实验过程中支付的资料检索以及查新费用。
4、其他。委托外单位办理业务而支付的其他费用。
1.11.2所需材料：①发票； ②相关协议或证明材料。
1.11.3温馨提示：
科研经费报销科研协作费须附预算批文以及与外单位签订的合同或任务书。
1.12 专用材料费
1.12.1开支范围：
1、实验实习材料费。指日常研究过程中消耗的各种原材料、实验动物、实验药品、试剂等费用。
2、软件购置及维护费。指单价在500元以下的计算机软件购置费和软件使用过程中支付的软件升级维护费。
3、低值易耗品。指日常研究过程中消耗的价值较低，且易于损坏，需经常进行更换的工具、玻璃器具、包装材料等。
4、其他材料支出。上述项目未包括的材料支出以及材料搬运费。
1.12.2所需材料：①发票；②清单；③进仓单。
1.12.3温馨提示：
1、材料需要办理进出仓手续，需要提供清单；
2、进仓单的日期应为当月，进仓单相关签字均要手写。
1.13 设备购置费
1.13.1开支范围：专指购置专用仪器设备及办公设备的支出。
1.13.2所需材料：①发票；②《龙岩学院仪器设备申购表》；③相关合同或协议； ④仪器设备验收报告；⑤固定资产入库单
1.13.3温馨提示：
政府采购设备报销所需材料
①中标通知书复印件
②合同
③由验收人员及使用单位、监审处和设备处领导签字盖章的验收报告
④由设备处领导签字盖章的分期付款表（一式两份，报账后设备处留一份待付尾款时用）
4、购置进口设备报销所需材料
①境外发票
②代理费发票
③结算清单。需要银行盖章，复印件代理商也需盖章
④换汇水单
⑤代理合同复印件
⑥进仓单
⑦设备申请表
5、质保期到期时付尾款须提供由使用单位领导及使用人签字盖章的尾款申请表。
1.14 学生活动费
1.14.1开支范围：学生开展活动过程中发生的复印打印、横幅制作等各种费用。
1.14.2所需材料：①发票；②清单；③其他相关证明或名单等材料如策划书、预算方案等。
1.14.3温馨提示：
活动方案中需含经费预算
1.15 差旅费
业务流程
1.15.1开支范围：各单位工作人员出差参加会议、培训或调研等情况的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费，其中城市间交通费、住宿费在规定标准内凭据报销，伙食补助费、公杂费实行统一标准，定额包干。
1.15.2所需材料：①差旅期间的所有发票（包括汽车票、动车票、火车票、飞机票、住宿费发票(谁出差谁住宿抬头就开谁，开具的住宿费发票须体现单价、数量)、保险费发票、邮寄或寄存行李发票等）；②培训差旅：培训通知、培训费发票（非必需，有些无需交培训费）；③会议差旅：会议通知、会务费发票（非必需，有些无需交会务费）；④《龙岩学院差旅费报销单》；⑤《龙岩学院出差审批单》；⑥其他相关证明材料。
1.15.3温馨提示：
（1）调研情况包括调研人数、调研行程、车票的时间、住宿的天数，分析是否有行程中断的情况（行程中断指的是是否有一段旅程没有车票或是住宿的情况）。
若出现行程的中断，需提供书面的说明，经所在单位审批同意后，按规定标准发放往返路途的补助费。城市间交通费、住宿费票据遗失或者损毁的，由当事人写明详细情况，并附相应的住宿费复印件（盖收款单位章）或交通票购票记录、款项支付的银行刷卡单等材料，由经办人、证明人签字，经经费负责人审核后由财务负责人审批，方可作为报销凭据办理报销手续。若无法提供上述材料不予报销遗失或损毁票据的费用金额。
（2）对票据进行时间（是否有过夜、的士票的区间范围等）、金额（与汇总表上填写是否一致等）、地点（住宿票的税务章及发票章是否是当地的，的士票是否是当地的等）、标准（动车票座位等级，机票的仓位，住宿的标准是否超标等）。
（3）关于补贴的说明（补贴金额报账人员无需计算填写），相关出差标准，详见《龙岩学院差旅费管理办法》。
（4）自备车出行的，出差人员需提供常驻地到目的地的距离证明，及油料费、过路桥费票据，并经所在单位确认审批同意后，按规定标准发放往返路途的补助。如无法提供出差期间的油料发票，需在出差报销单上加以附注说明。
（5）参加会议和培训，举办方统一安排食宿，且有缴纳会议费、注册费、会务费、资料费、培训费等费用的，凭会议、培训通知的合理收费标准，报销会议费、注册费、会务费、资料费、培训费等费用。会议期间不计算伙食补助和交通补助，只给予往返实际途中伙食补助费和市内交通费。
如果举办方不承担伙食费，参会和培训人员自行用餐的，凭举办出具的有效证明，计算会议或培训期间的伙食补助。
（6）参加会议或培训由举办单位统一安排住宿的，通知书有明确住宿费用标准的，可凭通知据实报销；无明确住宿费用标准的，按龙岩学院差旅费管理办法执行。
1.16. 出国（境）差旅费（含国外访学及科研国际会议）
1.16.1国际机票报销：
①境内购买须提供加盖收款单位财务专用章的“国际航空旅客运输专用发票”。
②境外购买须提供电子行程单并附登机牌以及护照（或通行证）签证页复印件。
③因公临时出国购买机票，机票款通过公务卡、银行转账方式支付，不得以现金支付。
1.16.2出国（境）参加会议、科研、交流、进修等费用报销时，提供经省人民政府批准的出国批件或学校批文以及《龙岩学院因公出国（境）审批表》、《因公临时出境任务和预算审批意见表》复印件作为报销附件。出国签证费、代办手续费等出境相关费用应与出国差旅费同时报销。
1.16.3科研经费因需出国的，还需提供科研会议邀请函等相关证明。
1.16.4发生外币费用时，报销人须提供差旅业务发生期间中国银行公布的外汇牌价中间价打印页作为报销附件。
1.16.5护照（包括签证和出入境记录）复印件。
1.16.6住宿需取得相应凭据及相应付款记录，出国访学应有相应住房协议。
1.17租用社会车辆
1.17.1开支范围：由于校内公车不够用，租用社会车辆，购买社会服务。
1.17.2所需材料：①租赁公司开出的租车发票②租赁公司的车辆派车单；③龙岩学院社会用车申请、审批表；④与租赁公司签订的协议合同；⑤含两家以上的出租车公司的询价材料；⑥其他相关证明材料。
1.17.3温馨提示：
租用社会车辆的报销限额标准以按乘坐公用交通工具到达目的地及市内公杂费包干金额的总额作为上限，超过部分不予以报销。
1.18 举办国内会议
报销流程
1.18.1开支范围：校内举办的各类会议
1.18.2所需材料：①会议通知；②会议费预算表；③会议费结算表；④实际参会人员签到表；⑤会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单（付款记录）等凭证；⑥会议审批文件（按《福建省省直机关会议费管理办法》要求需要上级部门审批的会议）。
1.18.3温馨提示：
1、会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费（指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出）、文件印刷费、办公文具、医药费等。
2、国内管理会议会期一般不超过3天，会议报到和离开时间合计不超过1天。
3、会议工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
4、会议地点原则上应安排在校内或四星级以下（含四星）饭店召开；
5、参会人员在50 人以内且无外地代表的会议，原则上在单位内部会议室召开；
6、会议本地代表不安排住宿；
7、综合定额标准内的费用实行定额控制，各单位在定额标准以内据实结算报销，住宿费和伙食费按定额标准内据实结算，若有结余可调剂到其他费用。不安排就餐的会议，扣除伙食费的定额；国内会议，不得安排会议既定议程规定地点及学校之外的用餐。会议费综合定额标准如下（单位：元/人.天）
会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合计 |
国内管理会议 |
340 |
130 |
80 |
550 |
国内业务会议 |
400 |
150 |
100 |
650 |
在华举办国际会议 |
700 |
300 |
200 |
1200 |
1.19对外拨付经费
1.19.1开支范围：代二级院系、部（处）支付拨付给外单位的合作经费，如科研课题联合申报协作费、合作办学经费等
1.19.2所需材料：①资金到位情况证明；②相关合作协议、合同等；③资金拨付申请，如对方单位开具的单据等；④；联合办学支付申请还需提供学员名单明细情况表⑤；其他相关材料。
温馨提示：根据科研经费管理办法，经费的转拨须提供项目预算、项目合同等相关依据。用于支付预算内协作单位设备费（含租赁费用）、加工费和协作费等，必须签订设备使用（租赁）合同、委托加工合同和科研协作合同。有项目负责人和学院领导签字，学校科研处审批。
1.20培训费
1.20.1开支范围：指各部处院系开展培训直接发生的各项费用支出，包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费以及其他费用。
1.20.2所需材料：①培训通知；②培训费预算表；③培训费结算表；④实际参加培训人员签到表；⑤培训服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单（付款记录）等凭证；⑥培训审批文件（按《福建省省直机关培训费管理办法》要求进行审批报备；⑦其他相关材料。综合定额标准是相关费用开支的上限。各单位应在综合定额标准以内结算报销。培训费综合定额标准如下（单位：元/人.天）
培训类别 |
住宿费 |
伙食费 |
场地、资料、交通费 |
其他费用 |
合计 |
一类培训 |
360 |
150 |
70 |
20 |
600 |
二类培训 |
300 |
130 |
50 |
20 |
500 |
三类培训 |
270 |
130 |
30 |
20 |
450 |
一类培训是指参训人员主要为厅局级人员的培训项目
二类培训是指参训人员主要为处级人员的培训项目
三类培训是指参训人员主要为科级及以下人员的培训项目
30天以内的培训按综合定额标准控制；超过30天的培训，超过天数按照综合定额标准的70%控制。上述天数含报道离开时间，报到和离开时间合计不得超过1天。
备注：
1.每张发票背面要有经办人、证明人签字（小额大量发票的，可在骑缝上签字），报销粘贴单写明报销事由，所有发票分类整理，归类（按类别、金额）粘贴不可使用订书针装订。报销粘贴单上还须注明票据类别、张数、金额，如：出租车费10张100元；邮寄费5张50元。
2.所有提供的复印件材料需要业务部门负责人签字，部门盖章。
3.所有要件内容要填写完整。（如经费渠道、对方账户信息等）
4.所有签名必须手写，清晰。
5.以外币形式支付的费用报销，报销人须提供换汇水单或打印业务发生期间中国银行公布的外汇牌价中间价结算单作为报销附件。
6.开展各项业务活动务必开具正式发票，且发票抬头应为：龙岩学院，税号12350800490708393A，地址、电话：0597-2793731；开户行及账号：农行龙岩新罗支行营业部13-710101040004902；发票须加盖有开具单位的发票（或票据）专用章方为有效票据。发票大小写金额须一致，金额不可有涂改。
7.发票报销期限为两年，业务发生后及时按程序报销，原则上发票开具日期超过两年以上的不予报销。
8.丢失车、船、飞机票须提供有效证据及同行人员证明，并经部门（或学院）负责人、财务部门负责人签字后报销。丢失其他票据，如无法补开，应取得原开票单位加盖财务专用章的记账联（或存根联）复印件经部门（或学院）负责人审批后报销。
9.根据国家《现金管理暂行条例》相关规定，我校具体执行如下：单张票据金额达1000元及以上、同一家单位开具连号票据（或开票日期相同）累计达1000元以上的，须办理对公转账。原则上不予现金报销（即转入个人账户）。符合转账业务要求但采用公务卡支付的票据不必对公转账，报销时提供银行POS机单或网银交易记录打印页；通过网上采购的费用报销，提供网购订单详情的打印页作为发票附件，网购订单超过1000元的可以不办理对公转账。
10.Pos刷卡小票、超市机打小票、图书小票需复印（此类原件无法长时间保存），复印件附于粘贴单上。
11.以下类型的发票应附开票单位盖章的清单或机打小票：
（1） 发票上项目名称无明细，内容较为笼统，如仅开办公用品、电脑配件、日用品等；
（2） 数量单位为“批”等的；
（3） 定额发票；
（4） 商场、超市开具的发票（必须附机打小票原件及复印件）；
12.发票粘贴标准
