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学籍管理

龙岩学院教学档案管理办法

发布日期:2017-04-06    浏览次数:

 

岩学院教〔2017〕18号

为了进一步规范教学档案管理,充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《龙岩学院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等文件精神,结合我校实际,特制定本办法。

一、教学档案管理的基本原则

1. 教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表、声像材料均属教学档案。

2. 教学档案工作实行统一领导、分级管理,教务处和各学院要明确分管档案工作的负责人,配备相应的专职或兼职的档案管理人员,统一管理本部门的教学档案,并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作,定期向学校档案馆移交。

3. 教学档案的保存期限按其档案材料的保存价值分为永久保存和定期保存,其中定期保存分为定期30年和定期10年。文件保管期限的划分详见本办法第四点,确定文件保管期限的一般原则为:

(1)凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面,具有长远利用价值的教学档案,应永久保存。

(2)凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案、应定期保存。

(3)凡是介于两种保存期限之间的教学档案,其保存期限一律从长。

(4)工作中形成的各种具体文件档案应先按照档案分类规定中的预定保存期进行管理,并应定期进行清理,以决定最终的保存期类别。最终确定为永久保存和长期保存的档案材料应按时移交学校档案馆。在预定保存期结束时,各种档案必须首先经过专人清理,并确定是否解除保存状态。

二、教学档案的形成与管理

在学校统一领导和协调下,教学档案由学校职能处室、学院和实验室(中心)分级、分工负责管理。

1. 教学档案实行三级管理

第一级:校级管理。在教学工作中形成的各种具有长远参考和凭证价值的教学档案,应按照相关规定,及时将有关档案移交学校档案馆统一保管和开发利用。

第二级:二级单位管理。除按规定移交学校档案馆的档案外,学校教务处、教学督导室等部门,以及学院在教学及管理工作中形成的,对学校的教学及管理工作在一定时期内有保存价值的档案,由相关职能处室、学院保管和开发利用。

第三级:基层组织管理。除向上级部门移交的档案外,各系(教研室)、实验室(中心)在教学工作中形成的,对学校的教学及工作在现阶段内有保存价值的档案,由各系(教研室)、实验室(中心)保管和利用。

2. 各单位应设立教学档案专柜,建立档案的借阅制度设立档案登记本,及时催还。

3. 各单位在布置工作时,应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间,在检查教学工作进度时要检查档案的收集和整理情况,在总结工作时要把档案的收集、整理和归档情况作为其中一项内容,验收工作时要同时验收档案。

4.各单位的档案管理人员要在工作中随时收集和积累教学档案材料,并定期整理,按要求及时移交档案。

5. 各单位的档案管理人员工作变动时,首先要做好档案交接工作,在检查验收后,方可办理工作变动手续。

三、教学档案的整理组卷及移交

(一)整理组卷

1. 学校实行由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由各部门整理、立卷。

2. 根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷,原则上相同内容的材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页,也可以根据文件材料的内在联系,对单位文件较少者,按不同内容分别组成小卷,用软皮装订,一般不超过40页。

3. 卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

4. 对破损的文件材料应进行修补,文中密不可分的插图、照片等应贴入文字材料内。

5. 按照顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

6. 归档的教学材料必须字迹工整(用黑色水笔书写),格式统一,签字盖章手续完备。

(二)移交验收

1. 如档案需要移交时,交接双方必须当面验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否贴切。凡不符合要求者,接收人员应拒绝接收,并限期改正补交。

2. 填写移交目录一式两份,详细注明检查人、移交人、接收人姓名及交接时间,双方各持一份。

3. 按照学校的规定向学校档案馆移交档案。

四、教学档案的归档内容和保存期限

教学档案主要包括教学文件、教务、实践教学、考试、学籍、质量管理、教学改革与建设成果等,各学院等二级单位应按下列范围进行归档管理,各教学基层组织教学档案的归档范围,由各二级单位负责制定实施细则。具体情况如下表:

序号

分类内容

预定保管

期限

保存单位

综合

1

上级和学校文件。上级教育行政主管部门下达的指令性及指导性文件,学校制定和下发的有关教学与教学管理的各种材料。

永久

档案馆、教务处、

各学院

2

学校有关教学工作的请示和上级的批复、函件

永久

档案馆、教务处、各学院

3

年度工作计划、总结和教学管理制度

永久

档案馆、教务处、各学院

4

教务处发文件(重要通知)

永久

档案馆、教务处、各学院

5

教务处发文件(一般通知)

10

教务处、各学院

6

学校教学工作指导委员会会议纪要

永久

档案馆、教务处

教学改革与建设

1

本科专业历史沿革及各年度专业一览表

永久

档案馆、教务处

2

公布各类教改、教研活动的立项、结题成绩

永久

档案馆、教务处、各学院

3

新专业筹建、申报及建设有关材料

永久

档案馆、教务处、各学院

4

上级对本校学科、专业设置的通知、批复

永久

档案馆、教务处

5

学校教学工作会议、教学专题研讨会会议材料

永久

档案馆、教务处

6

教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关文件材料(各级各类教改立项、精品课、网络课、教学团队改革等)

10

教务处、各学院

7

各级优秀教学评选相关文件材料(教学成果奖等)

永久

教务处、各学院

8

精品课程、网络课程建设材料

30

档案馆、教务处

9

教学基本技能竞赛、评优获奖材料

30

教务处、各学院

10

学生公开发表论文、申请专利、各学科竞赛、获奖文件或证书复印件

30

教务处、各学院

学籍信息管理

1

学生学籍异动情况汇总

永久

档案馆、教务处、各学院

2

关于学生取消入学资格、退学、转学、转专业等学籍异动的通知、决定、批复

永久

档案馆、教务处、各学院

3

关于学生留级、休学、复学、保留入学资格等学籍异动的通知

永久

档案馆、教务处、各学院

4

学生录取名单、年度在校生统计表

永久

档案馆、教务处、各学院

5

学生学籍异动的材料(申请材料、审批材料等)

永久

档案馆、教务处、各学院

6

毕业生授予学士学位名单

永久

档案馆、教务处、各学院

7

学位评定委员会授予学位的审批材料

永久

档案馆、教务处、各学院

8

毕业生名单

永久

档案馆、教务处、各学院

9

毕业生学历电子注册等材料(电子文档)

永久

档案馆、

教务处

10

学生学籍登记表、成绩登记表、毕业生鉴定表

永久

档案馆、各学院

11

辅修专业学生成绩单、辅修学位授予名单

永久

档案馆、教务处、各学院

12

补办毕业证明书复印件及审批材料

永久

档案馆、教务处

教学运行管理

1

人才培养方案

永久

档案馆、教务处、各学院

2

课程教学大纲

30

教务处、各学院

3

每学期课表

30

档案馆、教务处、各学院

4

校历

30

档案馆、教务处、各学院

5

教学大纲汇编本

30

档案馆、教务处、各学院

6

调、停课表

30

教务处、各学院

7

学期考试安排表

10

教务处、各学院

8

各学期教师教学工作量登记表和汇总表

30

各学院

考试管理

1

各学期按要求装订成册内容齐全的考试试卷

10

各学院

2

大学英语四、六级考试、计算机等级考试成绩

10

教务处、各学院

实习教学

(含工程训练、认识实习、社会实践、课程设计、毕业实习等)

1

实习大纲、实习计划

30

各学院

2

实习任务书

30

各学院

3

实习学生名单及分组表,指导教师名单

10

各学院

4

学生实习报告、考核表,教师实习总结

10

各学院

5

校外教学实习实践基地协议书

10

各学院

实验教学

1

上级对实验室建设的通知、批复

永久

档案馆、教务处、各学院

2

实验室建设规划(方案)

30

教务处、各学院

3

实验项目汇总表

10

各学院

4

实验教学大纲、实验教材或实验指导书

10

各学院

5

实验室开放记录

10

各学院

6

实验室专职人员岗位日志、实验人员岗位职责、考核、培训记录、实验研究计划等

10

各学院

7

实验室仪器设备清单、自制仪器设备、仪器设备的损坏、丢失赔偿情况、维修情况、外借记录等

10

各学院

8

学生实验理论考试试卷、实验成绩、实验教学学生问卷调查表等材料

10

各学院

毕业设计(论文)

1

毕业设计(论文)相关管理规定

永久

教务处、各学院

2

历届学生毕业设计(论文)选题、成绩情况表

10

教务处、各学院

3

优秀毕业设计(论文)选编

永久

档案馆、教务处、各学院

4

学院毕业设计(论文)工作计划、总结

10

各学院

5

学院毕业设计(论文)选题分析和质量分析报告

10

教务处、各学院

6

毕业答辩安排表、毕业答辩记录

10

各学院

教学质量管理

1

上级教学评估材料

30

档案馆、教务处

2

学校教学检查、评建和教学评估材料

30

档案馆、教务处、各学院

3

上级、职能处室下发的各种教学检查、评估文件

30

教务处、各学院

4

学校教学质量年度报告

永久

档案馆、教务处

5

学院教学管理规章制度或实施细则

永久

各学院

6

各级各类教学管理人员岗位设置与职责

永久

教务处、各学院

7

学院年度教学工作计划和总结

30

各学院

8

教学事故处理记录和相关材料

30

教务处、各学院

9

各类人员的听课记录及分析反馈材料

10

教务处、各学院

10

师生关于教学工作的意见处理、反馈材料

30

教务处、各学院

11

教师教学工作及教学效果评价材料、教师奖惩情况及教师进修、培训、学习情况

30

教务处、各学院

招生

1

上级对本校学科建设、专业设置、授予学位专业等的通知、批复

永久

档案馆、教务处

2

上级有关招生工作的文件材料

10

档案馆、教务处

3

学校招生工作一般性通知

10

档案馆、教务处

4

学校有关招生录取工作的政策性文件

30

档案馆、教务处

5

学校招生计划、招生简章、招生专业简介、招生年度总结材料

30

档案馆、教务处

6

普通高等学校招生录取名册

永久

档案馆、教务处

7

新生录取名单

永久

档案馆、教务处、各学院

师资培训

1

教师进修、培训、学习情况材料

30

教务处、各学院

其它

1

学院特色教学工作资料

永久

教务处、各学院

2

其他具有保存参考价值的材料

30

各学院

 

 

 

  龙岩学院

                                                                                              2017年4月5日

 

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